Herken je dit? De externe audit komt eraan, maar je bent er nog niet aan toegekomen om de interne audits uit te voeren. Je kunt natuurlijk snel een rondje interne audits organiseren. Maar dan laat je veel waardevolle kansen liggen. 

Het overkomt iedereen wel eens dat je niet op tijd de interne audits hebt afgerond. En dan staat de externe auditor al bijna voor de deur. Je kan dan natuurlijk het programma van vorig jaar herhalen, dan ben je lekker snel klaar. Je vraagt niet te ver door, want anders moet je al die verbeterideeën ook nog omzetten in acties, en daar heb je helemaal geen tijd voor! Je wil vooral zo veel mogelijk het beeld geven dat alles goed gaat.

Je kan de externe auditor vervolgens laten zien dat je je aan je eigen auditprogramma hebt gehouden. Dat is mooi. De certificatie is niet in gevaar gekomen. 

Maar dan? Best jammer dat je de tijd die je erin gestoken hebt niet beter hebt benut, bijvoorbeeld om verbeterideeën op te sporen. Of om iets belangrijks te doen in de cultuur van de organisatie, zoals de manier waarop mensen elkaar aanspreken en (samen)werken te verbeteren. 

Een interne audit kan een uitstekend strategisch instrument zijn dat de motor vormt van een kwaliteitssysteem dat echt werkt voor de organisatie.

Een interne audit kan een uitstekend strategisch instrument zijn dat de motor vormt van een kwaliteitssysteem dat echt werkt voor de organisatie. Maar dan moet je de interne audit wél goed voorbereiden en uitvoeren. We geven je graag enkele tips.

Het begint met ‘waarom’

Het begint allemaal met het ‘waarom’. Waarom voer je de interne audits uit? Om aan de ISO-norm te voldoen? Om de auditor van de certificerende instelling tevreden te houden? 

Of heb je ook nog eigen vragen en doelen die je in de audit wilt toetsen? 

De interne audit komt uit ‘kwaliteitsmanagement’, een managementfilosofie. In die filosofie ‘moet niets’. Het enige wat van belang is, is dat je met de bedrijfsvoering ‘in control’ bent. Instrumenten, zoals de interne audit, kunnen daarbij helpen. 

Spiegel of ‘moetje’?

De interne audit is bedoeld als spiegelfunctie: samen met iemand die niet betrokken is, het proces doorlopen om – zonder oordeel – vast te stellen of de processtappen nog worden gevolgd zoals afgesproken. En of die afspraken nog effectief zijn. 

Mooi toch? 

Waarom is het dan voor zoveel organisaties ‘een moetje’? 

Dat komt doordat de interne audit in de ISO-norm is opgenomen en de ISO-norm vaak als een plicht wordt gezien, in plaats van als een nuttig hulpmiddel. Het gaat er niet om dat je kan aantonen dat je interne audits uitvoert, het gaat erom dat je het instrument gebruikt om waardevolle informatie over de processen naar boven te halen. 

Veel organisaties hebben een ISO-certificaat vanuit een externe motivatie: een buitenstaander vraagt erom. Maar juist wanneer je het als een ‘moetje’ beschouwt, zal het nooit van de grond komen. Terwijl de interne audit nu net zo’n mooi en strategisch instrument kan zijn om je kwaliteitsmanagementsysteem tegen het licht te houden. 

Beeldvorming

De beeldvorming over de audit is cruciaal. De audit is niet het speeltje van de kwaliteitsmanager, maar een nuttig instrument ten behoeve van het management. Je voert de interne audit dan ook niet uit in opdracht van de kwaliteitsmanager, maar in opdracht van het management. Het management vraagt jou een audit uit te voeren omdat zij informatie nodig hebben over de processen en het managementsysteem. 

Je voert de interne audit niet uit in opdracht van de kwaliteitsmanager, maar in opdracht van het management.

Dit beeld over de interne audit is van cruciaal belang om de interne audit succesvol te laten. Zorg dat de noodzaak en de toegevoegde waarde bij iedereen duidelijk is. Leg dit vast in je kwaliteitsbeleid! 

Zonder oordeel 

Een goede auditor constateert. Hij of zij oordeelt niet. Als je het zo bekijkt, is de audit geen beoordeling – en dus geen afrekening. De medewerkers worden niet beoordeeld, het onderliggende proces wordt getoetst. En toevallig praat de auditor met jou als kwaliteitsmanager omdat jij de kennis over het proces kan aandragen. 

Een goede auditor adviseert ook niet. Logisch, hij is niet werkzaam in het proces en heeft dus geen vakinhoudelijke kennis. Bovendien is het altijd beter om verbeteringen vanuit de betrokkenen zelf te laten komen. En nog belangrijker: als de auditor gaat adviseren is hij niet meer onafhankelijk. Hij of zij moet zich objectief kunnen opstellen, goede gesprekstechnieken hanteren en een goed rapport kunnen opstellen. De auditor is cruciaal in het succes van de audit. Wees dus zorgvuldig in de keuze voor een auditor.

Auditprogramma

De start van de interne audit valt of staat met een goed auditprogramma. Het gaat niet om het afvinken van een planningslijstje van processen, verspreid over drie jaar. Het gaat wél om een weloverwogen keuze van processen die je in de komende periode wilt auditen. 

Hoe kom je tot die keuze? 

Door je allereerst af te vragen wat de doelstellingen voor de komende periode zijn. Welke processen zijn het meest relevant – en dus het meest kritisch – voor het behalen van die doelstellingen? Daarmee maak je van een planningslijstje een strategisch document: een doelbewuste keuze die dieper gaat. Hiermee voorkom je dat je gaat auditen om te auditen. Dat maakt het voor de auditor ook leuker. Stel het auditprogramma daarom met het management samen.

Audittechnieken 

Een goede auditor maakt van het auditgesprek echt een gesprek. Hij gaat het gesprek aan, zonder dat de medewerker het gevoel heeft dat er iets wordt getoetst. De externe auditor van de certificerende instelling kent de norm door en door. In het gesprek toetst hij, zonder dat de medewerker dat merkt, diverse elementen uit de norm. 

De interne auditor doet hetzelfde. Door het gesprek aan te gaan, toetst hij of er een procesdoel is, of de stappen worden gevolgd, of de controles worden uitgevoerd, of de documentatie aantoonbaar is, etc. Dit is de meest gangbare techniek. 

Andere technieken zijn de verticale audit, de systeemaudit en de thema-audit: 

• Bij de verticale auditor volgt de auditor de doorvertaling van de strategie en beleid naar andere niveaus binnen de organisatie. 
• Bij de thema-audit gaat de auditor met een thema dwars door het managementsysteem om vast te stellen of het consequent wordt toegepast. 
• Bij de systeemaudit toetst de auditor de samenhang tussen de processen. 

Probeer ook eens andere technieken om de audit nog waardevoller te laten zijn.  

Auditrapport 

En dan het auditrapport. Wanneer de medewerkers het auditrapport niet herkennen of niet begrijpen, verdwijnt het in een la. Het management doet er dan al helemaal niets mee. Het wordt voor de auditor dan moeilijk om de volgende keer terug te komen. Het draagvlak voor de audit verdwijnt. 

Een goede auditor zorgt ervoor dat hij de acceptatie heeft van de medewerkers voor de bevindingen die hij gaat noteren. Hij geeft zijn interpretatiecheck en vraagt of de medewerker het ermee eens. Vervolgens noteert hij de bevindingen feitelijk en zonder oordeel, en onderbouwd met voorbeelden. Zorg er dus voor dat de bevindingen specifiek zijn en niet voor meer meerdere uitleggen vatbaar. 

Tot slot

De eerste en misschien belangrijkste vraag is waarom er binnen de organisatie interne audits worden uitgevoerd. Worden interne audits uitgevoerd omdat het ‘een moetje’ is? Of om waardevolle informatie over de processen naar boven te halen, waarmee het management een uitspraak kan doen over de effectiviteit van het kwaliteitsmanagementsysteem? 

Dat laatste levert natuurlijk veel meer op. Als de belangrijkste beweegreden is om waardevolle informatie over de processen naar boven te halen, dan is de interne audit een waardevol instrument voor iedere organisatie. En dat is goud waard. Maak van de interne audit ‘ je eigen instrument’!

Meld je aan voor onze nieuwsbrief, dan ontvang je onze nieuwste artikelen en blijf je op de hoogte van onze activiteiten.